Die Oberfläche
Trackfox Winterdienst Software

Kapitel drei: Die Startseite und Oberflächenbeschreibung. Nun sind wir wieder auf der Startseite von Trackfox und sehen eine große Google Maps Karte sowie links ein Menü und eine Adresszeile. Hier können beliebige Adressen weltweit eingegeben und auf der Karte anschließend dargestellt werden. Im oberen linken Bildschirm unter dem Trackfox Logo ist der Account Name zu erkennen, mit dem wir eingeloggt sind. So lässt sich schnell herausfinden, ob man Trackfox auch gerade mit dem richtigen Konto verwendet. Oben rechts befindet sich zudem das Chat – Fenster, über welches Nachrichten versendet und natürlich auch erhalten werden können. Das Menü links kann mit den drei horizontalen Strichen am oberen linken Bildschirmrand geöffnet oder geschlossen werden.

Mit geschlossenem Menü bietet sich ein besserer Überblick über die gesamte Karte. Alle wichtigen Funktionen von Google Maps sind auch in der Trackfox App verfügbar, auf die wir noch später eingehen werden. Unten links kann man beispielsweise mit dem Avatar über der Zoom – Funktion direkt in Google Street View wechseln und sich die infrastrukturelle Situation und die Gebäude vor Ort im Detail ansehen, insofern Datenmaterial von Google für die Gegend vorhanden ist. Auch die Zoom – Funktion ist nutzbar und es kann in weiterer Folge auch von der Standartansicht in die Terrainansicht gewechselt werden. Und zwar mit dem Button direkt rechts neben der Zoom – Funktion. Ebenfalls in dem Bereich befindet sich ein Auto und Flugzeug Symbol, welches die Anzeige der Touren in unterschiedlichen Anzeigen auf der Karte darstellt. Auf diesen Punkt gehen wir später nach der Tourenplanung nochmal ein. Am unteren linken Bildschirmrand finden wir noch einige Einstellungen. Hier können wir beispielsweise unser Login Passwort ändern und auf Allgemein Details zu unserem Unternehmen sowie den Zentrierpunkt der Karte und weitere Infos ändern. Hier kann man auch einstellen, wie lange das Räumen von Schnee pro 100 Quadratmeter mit der Hand und pro 100 Quadratmeter mit einer Maschine durchschnittlich dauert. Diese Angaben sind wichtig, da sich dadurch die ungefähren Räumungszeiten für einzelne Stationen und gesamte Touren automatisch berechnen. Das Tolle daran, mit der Zeit werden die Berechnungen einzelner Stationen von Trackfox immer genauer. Auf „Profil“ lassen sich schließlich bei Bedarf auch noch Änderungen des eigenen Benutzerprofils durchführen. Karte zentrieren und Skalierung der Arbeitsleistung. Da die Trackfox Software weltweit eingesetzt werden kann, werden wir nun erstmal die Karte auf unseren Einsatzort zentrieren. Die Standard Kartenfixierung ist auf Berlin zentriert. Dafür klicken wir unten links auf „Einstellungen“ und anschließend auf „Allgemein“. Hier öffnet sich daraufhin eine neue Eingabemaske. In dieser Eingabemaske haben wir die Möglichkeit, unseren exakten Einsatzort als Adresse einzugeben. Der Fokus der Karte wird anschließend automatisch darauf zentriert. Das wird ab sofort auch beim Öffnen von Trackfox stets beibehalten. In der Eingabemaske haben wir darüber hinaus auch die Möglichkeit, die konkrete Arbeitsleistung und Fahrzeiten unserer Teams zu skalieren. Da unterschiedliche Fahrzeuge unterschiedliche Flächenreinigungskapazitäten haben und die Arbeiten meistens mit unterschiedlicher Fahrgeschwindigkeit ausführen, können wir hier sämtliche Daten individuell für einzelne Fahrzeuge eintragen. Ein Fahrzeug mit einem Schiebeschild reinigt beispielsweise schneller als ein Fahrzeug mit einem Schneebesen. Und ein Traktor fährt klarerweise deutlich langsamer als ein Ladog Räumfahrzeug. Die Logik dahinter ist schnell erklärt, Anhand der Arbeitszeiten vor Ort, am Objekt und den Fahrzeiten kann die Dauer einer Tour vom System relativ exakt berechnet werden.

Der Vorteil: Wir haben dadurch eine deutlich höhere Planungssicherheit beim Erstellen sämtlicher Touren. Weiter unten haben wir in weiterer Folge auch die Möglichkeit, diverse Textfelder in unserem Protokoll zu ergänzen und zu individualisieren. Fahrzeuge anlegen und eintragen. Nun gehen wir links im Menü auf „Datenverwaltung“ und anschließend das Untermenü „Fahrzeuge“. Hier können wir sämtliche Fahrzeuge für den Räumdienst inklusive Fahrzeugnummer, Fahrzeug – ID beziehungsweise Fahrzeugkennzeichen und Fahrzeugtyp über den Button „Anlegen“ ins System eintragen. Fahrer und Mitarbeiter anlegen und Zugangsdaten für die Trackfox App vergeben. Nachdem wir die Fahrzeuge angelegt haben, gehen wir links im Menü auf „Datenverwaltung“ und schließlich auf „Fahrer“. Und machen dasselbe mit allen Mitarbeitern, Fahrern und Subunternehmern, die für uns im Winterdienst beschäftigt sind. Hier können wir über „Anlegen“ Vorname, Nachname, Telefonnummer, Email und den Benutzernamen samt Passwort für die Trackfox App angeben und einem bestimmten Mitarbeiter im Bedarfsfall eines der bereits angelegten Fahrzeuge zuweisen. Bei abwechselnden Fahrern ist das nicht unbedingt notwendig. Anschließend können wir die angelegten Fahrer dann über „Speichern“ im System speichern.

Depots anlegen, eintragen. Dafür gehen wir links im Menü auf „Datenverwaltung“ und klicken direkt auf „Depots“. Hier bestimmen wir die Startpunkte sämtlicher Fahrzeuge. Das kann nur ein Standort, aber auch mehrere sein. Etwa dann, wenn alle Mitarbeiter ihre Fahrzeuge zu Hause abstellen und direkt von dort oder alternativ auch vom Lagerplatz aus losfahren. Relevant sind hier der beliebig wählbare Name des Depots und die Adresse sowie die Möglichkeit einer Beschreibung. Neue Depots können wir über „Anlegen“ oben rechts am Bildschirm erstellen. Dafür sind der Depotname und die Adresse notwendig. Die Beschreibung ist optional und das Anlegen eines neuen Depots bestätigen wir mit „Speichern“. Bei „Aktionen“ können wir bereits vorhandene Depots entweder löschen, sollte einer der Standorte aufgelöst werden oder bearbeiten, wenn wir zum Beispiel einen Depot Umzug vornehmen. Aufträge anlegen. Nun gehen wir links im Menü auf „Aufträge“. Wie die Bezeichnung bereits vermuten lässt, können wir hier Kundenaufträge eintragen und somit ins System integrieren. Das machen wir, indem wir auf „Anlegen“ im oberen Bildschirm Bereich klicken.

Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem wir sämtliche Auftragsdaten inklusive der Daten des Auftraggebers und Details zu den dafür verwendeten Fahrzeugen und dem Räumungsort angeben können. So etwa die Anzahl an Stufen, Hydranten und den zu erwartenden Umsatz. Nach dem Eintragen der Adresse eines Kunden erscheint diese auch automatisch unter: „Auftragsname“. Das hat den Hintergrund, dass Google zum Geokodieren auf der Karte möglichst exakte Adressen braucht. Kreuzungs- beziehungsweise Ecklagen von Objekten mit mehreren Straßennummern können oftmals nicht einwandfrei und exakt dargestellt werden. Das ist aber für unsere Mitarbeiter zur Ausführung der Leistung sehr wichtig. Eine genaue Adresse wie: Müllerstraße 37, in 13353 ist für Google Maps kein Problem. Hier wird sofort ein präziser und zuverlässiger Pin angezeigt. Wenn sich der Auftragsort aber auf der Müllerstraße 137, 137a, 137b, Ecke Seestraße 44a in 13353 befindet, ist es für Google Maps schlicht und einfach nicht möglich, das mittels PIN auch tatsächlich korrekt auf der Karte darzustellen.

Deshalb hat Trackfox hier eine einfache Funktion integriert. Damit Google auf der Karte selbst bei Eck – Adressen einen korrekten Pin setzen kann, reduziert das System komplexe Adresseingaben automatisch auf eine einfache Adresse. In diesem Fall wäre es die Müllerstraße 137 in 13353 Berlin. Anschließend können wir diese Adresse dann einfach unter „Auftragsnamen“ auf die tatsächliche Leistungsadresse erweitern. Müllerstraße 137, 137a, 137b, Ecke Seestraße 44a in 1335 Berlin. Eine einfache und schnelle Lösung dieses Problems. In den weiteren Feldern können wir dann zudem eine Leistungsbeschreibung erstellen und darin wichtige Informationen zu den einzelnen Kunden für die Mitarbeiter erwähnen. So etwa, wo der Schlüssel abzuholen ist, von wem der Mitarbeiter erwartet wird und welche Sonderwünsche der Kunde hat. Aufträge können übrigens auf dem Aufträge – Main – Screen auch mit dem Button „Datenimport“ aus Excel importiert oder mit „Datenexport“ in Excel exportiert werden.

Hier ist zu beachten, dass die Eingabeinfos entsprechend der Kopfzeilen in die Excelliste übertragen werden, denn andernfalls kann es zu Fehlern beziehungsweise falschen Datensätzen kommen, welche für die Software nicht verwertbar wären. Für einzelne Aufträge lassen sich unter „Aktion“ auch Anhänge hinzufügen, so etwa Bilder und PDF Dateien, wie zum Beispiel ein Lageplan, die für einen bestimmten Auftrag relevant sind. Aufträge können zudem beliebig gelöscht, geändert oder deaktiviert und wieder aktiviert werden.